Im Folgenden ist das Verfahren dargestellt, nach dem das Gymnasium Ganderkesee den Vertretungsunterricht organisiert. Dabei ist das Ziel, Unterrichtsausfall so weit wie möglich zu begrenzen. Dennoch: Dass Lehrkräfte krank oder aufgrund einer anderen dienstlichen Verpflichtung (z. B. Klassenfahrt) nicht einsetzbar sind, gehört zum Schulalltag.
Im Vertretungskonzept wird festgelegt, welche Reaktionsmöglichkeiten die Schule hat.
Wenn der Ausfall einer Lehrkraft vorher bekannt ist, kann sie Aufgaben stellen; dabei bietet es sich an, den Schwerpunkt auf Übungsaufgaben oder auf selbständiges Arbeiten zu legen. In der Vertretungsstunde führt dann zwar eine andere Lehrkraft Aufsicht, der Unterricht dient aber plangemäß dem Lernfortschritt im Fach der abwesenden Lehrkraft. Im Klassenbuch wird vermerkt, welche Aufgaben von der Klasse in der Stunde bearbeitet wurden, damit in der Folgestunde darauf aufgebaut werden kann.
Kann die ausfallende Lehrkraft keine Aufgaben stellen, z.B. weil sie krank ist, so können Randstunden entfallen, sofern in der Klasse nicht bereits sehr viel Unterricht ausgefallen ist. Dabei kann eine Verlagerung regulärer Stunden aus den Randstunden in die Mitte des Vormittags sinnvoll sein. Allerdings soll nach Möglichkeit nur entweder die erste oder die sechste bzw. der Nachmittagsunterricht entfallen, nicht beide. Ausnahmen werden nur in besonderen Situationen, also einem Ausfall mehrerer Lehrkräfte in einer Klasse notwendig sein
Als weitere Option können die durch Ausfall einer Lehrkraft freiwerdenden Stunden durch den regulären Unterricht in einem anderen Fach belegt werden, das dadurch „Mehrstunden“ erhält.
Zudem gibt es die Möglichkeit, dass die vertretende Lehrkraft Aufgaben aus den von den verschiedenen Fächern für alle Jahrgänge bestückten Vertretungsordnern stellt. Dabei kann sie sowohl Aufgaben des ausfallenden Faches bearbeiten lassen, als auch angemessene Aufgaben des eigenen Faches. Lehrkräfte, die in dem ausfallenden Fach parallel unterrichten, können bei der Auswahl der Aufgaben helfen.
Wenn eine Lehrkraft des gleichen Faches wie die ausfallende Lehrkraft eingesetzt wird, kann sie auf der Basis der Angaben im Klassenbuch im Lehrbuch weiterarbeiten. Dies setzt voraus, dass die Schülerinnen und Schüler, wie auf dem Vertretungsplan angegeben, ihre Bücher dabeihaben.
Besonders bei sehr kurzfristigem Ausfall einer Lehrkraft kann es in den ersten beiden Stunden dazu kommen, dass eine lerngruppenspezifische Aufgabe nicht gestellt werden kann. Dann entscheidet die eingesetzte Lehrkraft, ob sie aus der schuleigenen Sammlung eine Vertretungsaufgabe stellt oder ob sie den Schülerinnen und Schülern Freiraum für selbständiges Arbeiten einräumt.
Wenn erkennbar ist, dass die Abwesenheit einer Lehrkraft über 2 Wochen hinausgeht, wird eine Dauervertretung eingesetzt, die einen möglichst großen Anteil der ausfallenden Stunden übernimmt. Begrenzender Faktor ist dabei die Verfügbarkeit der Lehrkräfte im Stundenplan, sowie die Problematik der Überlastung durch die Vertretung. Sollten sich Ausfälle nicht vermeiden lassen, kann zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine klassenbezogene Vertiefungsstunde angeboten werden.
Der Vertretungsplan wird jeweils am Vortag spätestens in der 6. Stunde ausgehängt; allerdings können kurzfristige Krankmeldungen zu Änderungen kurz vor Unterrichtsbeginn oder im Laufe des Schulvormittages führen. Für die Schülerinnen und Schüler bedeutet dies, dass sie sich vor der ersten und nach der sechsten Stunde über Planänderungen informieren müssen.
Bei Schülerinnen und Schülern im Ganztagsbereich hat sich die Schule verpflichtet, die Aufsichtspflicht bis 15.45 Uhr sicher zu stellen. Sollte diese Betreuung durch einen AG-Besuch erfolgen und der/die AG-Leiter ausfallen, so wird dieses Kind automatisch im Mini-Club, der immer stattfindet, betreut.
Auch für Vertretungsunterricht gilt die Schulpflicht; wenn Schülerinnen und Schüler Stunden versäumen, weil sie z. B. aufgrund der ihnen bekannten Abwesenheit einer Lehrkraft fest mit einem „Entfall“ gerechnet haben, so müssen diese Stunden nachgeholt werden. Das gleiche gilt, wenn Vertretungsunterricht nicht möglich ist, z. B. weil die Schülerinnen und Schüler trotz der üblichen Fachangabe im Vertretungsplan ihre Unterlagen nicht dabeihaben.
Angesetzte Klassenarbeiten entfallen, wenn die verantwortliche Lehrkraft ausfällt, sofern die Lerngruppe und die Schule nicht ausdrücklich anders informiert wurden.